하버드 비즈니스 리뷰에 따르면, 세일즈 파이프라인을 효과적으로 관리하는 회사들은 그렇지 않은 회사들보다 매출 성장이 28% 더 높습니다. 하지만, 세일즈 리더의 44%가 파이프라인 관리에 어려움을 겪고 있습니다.

팀원 모두가 약속된 세일즈 프로세스를 따르는지 체크하는 일은 매우 중요합니다. 이는 세일즈팀 리더의 핵심 역할입니다. CRM의 세일즈 파이프라인은 우리 팀원이 수행하는 모든 세일즈 활동의 기본 뼈대가 되며, 모두가 한 방향을 바라볼 수 있도록 도와줍니다.

우리 팀에게 제일 잘 맞는 프로세스를 잡아 나가는 일은, 단순히 제품 판매 방식을 넘어, 세일즈 코칭과 성과 평가 등 많은 일에 영향을 미칩니다.

세일즈 팀원이 자신만의 자율성을 발휘하면서도, 정해진 프로세스를 따를 수 있도록 해야합니다. 이를 위해서는 사전에 약속 된 세일즈 파이프라인이 필요합니다.

세일즈 파이프라인은 각 딜(Deal)이 진행되고 있는 현황을 한눈에 보여주며, 각 단계별로 예상되는 매출을 파악할 수 있게 해줍니다.

실제 우리 회사의 B2B 영업 단계를 나열해보기

그렇다면, 우리 회사의 실제 영업 프로세스에 맞는 세일즈 파이프라인을 어떻게 설계 할 수 있을까요?
처음 만난 B2B 잠재고객이 실제 고객으로 전환되는 과정을 쭉 나열해보세요.

우리 팀원들이 해야하는 액션 뿐만이 아니라, 고객이 취해야하는 액션들을 쭉 나열하는 것으로 시작할 수 있습니다. 아래는 세일즈맵의 예시입니다. 잠재 고객이 세일즈맵의 유료 고객으로 전환되는 고객 여정을 간략하게 표기해 보았습니다.

딜(Deal)의 기준 정하기

이제 위의 각 단계들을 딜 스테이지 (Deal Stage)로 관리할 수 있습니다.
하지만, 모든 단계를 딜 스테이지 (Deal Stage)로 관리하는 것은 비효율적입니다.

예를 들어, 단순히 잠재고객의 연락처를 획득했다는 이유로, 모든 잠재고객을 세일즈 파이프라인에서 관리하는 것은 바람직하지 않습니다. 고객과 단순히 연락을 취한 것으로도 충분하지 않을 수 있습니다.

너무 많은 딜이 파이프라인에 있다면, 실제 괌심을 쏟아야할 딜에 집중하기 어렵습니다. 따라서 어느정도로 확실한 기회를 딜 스테이지의 첫 단계로 설정할지 기준을 정해야 합니다.

고객과 미팅 약속을 잡은 경우는 어떠한가요?

미팅 약속은 잠재 고객이 실제로 우리에게 관심을 보이고, 우리 제품이나 서비스에 대해 더 깊이 알아보고자 하는 신호이기 때문에 좋은 시작점이 될 수 있을것 같습니다. 그럼 이제 위 그림에서, 미팅 약속 이전의 단계는 세일즈 파이프라인에서 관리하지 않기로 하겠습니다.

그렇다면, 미팅 약속 이전의 단계는 어떻게 해야할까요?
미팅 이전 단계는 CRM에서 '리드'로 관리되며, ‘리드 관리’는 다른 글에서 좀 더 자세히 다뤄보도록 하겠습니다.

딜 스테이지의 기준을 좀 더 명확히 하기 위해, 아래 4가지 기준을 생각해 볼 수 있습니다.

• 필수적인가?

• 사실 기반인가?

• 검증 가능한가?

• 구매자 중심인가?

우리는 위의 4가지 기준을 만족시키는 딜 스테이지만을 세일즈 파이프라인에 남기려고합니다.
각 기준을 좀 더 자세하게 알아보겠습니다.

딜 스테이지 기준 1. 필수적인가?

우리 세일즈 팀원이 모든 딜에서 반드시 수행해야는 단계 입니다. 해당 단계를 생략하면, 잠재 고객의 구매경험을 해치거나 수주 성공을 방해할 수 있습니다. 이러한 경우, 필수적이라고 할 수 있습니다.

예를 들어, 제품 데모 단계가 이에 해당합니다. 반면 follow-up 단계는 모든 딜에 필수적이지 않을 수 있습니다.
follow-up 단계는 이메일 시퀀스 기능으로 자동화 시킬 수도 있으므로, 필수적이지 않다고 판단하였습니다.

딜 스테이지 기준 2. 사실 기반인가?

주관적인 느낌이 아니라, 고객의 구체 적인 행동에 기반하여 판단 가능한 단계여야 합니다.
객관적으로 해당 단계가 확실히 완료되었는지 예/아니오 로 답할 수 있어야 합니다.

딜 스테이지 기준 3. 검증 가능한가?

CRM에 기록함으로써 검증할 수 있는 단계여야합니다.
특히나 B2B 세일즈에서는 의사 결정자가 여려명일 수 있기 때문에, 잠재 고객사 내부에서 여러 단계의 의사결정 과정을 거칠 수 있습니다.
하지만, 이러한 내부 의사결정 과정은 외부에서 명확하게 확인하거나 검증하기 어려운 경우가 많습니다.

위의 두 조건에 따라서, 내부 의사 결정 단계 또한 제외 하였습니다.

딜 스테이지 기준 4. 구매자 중심인가?

세일즈 팀원이 수행해야 하는 행동이 아닌, 잠재고객이 수행해야 하는 행동을 중심으로 파이프라인을 구성해야 합니다. 우리가 해야하는 행동들로 단계를 구성하면, 잠재고객은 끌려다니는듯한 느낌을 받습니다.

구매 과정에서 잠재고객이 단계별로 달성해야 하는 목표를 중심으로 우리가 어떤 지원을 할 수 있을지 생각해보세요.

세일즈맵의 제품 데모 단계를 예로 들면, 이 단계에서 잠재고객의 목표는 CRM의 전반적인 기능을 이해하는 것입니다. 또한 CRM의 기능이 그들의 비즈니스에서 직면한 문제들을 어떻게 해결할 수 있는지 파악하는 것입니다. 우리가 수행해야하는 단계를 제외하고, 고객이 달성해야하는 목표를 중심으로 재 구성해보았습니다.

마지막으로 딜 파이프라인의 이름을 정할 때 시제를 명확히 하는 것이 중요합니다.
각 프로세스가 완료되었는지, 진행 중인지, 아직 시작되지 않았는지를 분명히 해야 혼란을 최소화 할 수 있습니다.

• 미팅 약속 → 미팅 약속 완료

• 제품 살펴보기 → 제품 살펴보는 중

• 온보딩 교육 받기 → 온보딩 교육 중

• 계약/견적 전달 받기 → 계약/견적 전달 받음

• 최종 결정 및 계약 싸인 → 최종 결정 및 계약 싸인 완료

  
  

위 내용을 모두 반영한 세일즈 파이프라인 세팅이 완료되었습니다.

딜 스테이지 별 수주 성공 확률(win rate) 정하기

딜 스테이지 별 수주 성공 확률을 설정하는 것은 파이프라인 관리에서 빼놓을 수 없는 부분입니다.

성공 확률을 결정하는 데에는 두 가지 주요 관점이 있습니다.

1. 과거 데이터 분석: 과거의 성공 사례와 데이터를 기반으로 확률을 설정하는 방법
   세일즈 대시보드의 딜 전환 대시보드에서 딜 스테이지 별 전환율을 확인하고, 이를 바탕으로 수주 성공 확률을 설정할 수 있습니다.
   
   

2. 직관적 추정: 경험과 직관을 바탕으로 확률을 추정합니다. 이 방법은 초기 단계에 유용할 수 있으나, 가능한 한 빨리 데이터 기반 결정으로 전환하는 것이 좋습니다.

수주 예정일을 기입하고, 매출 예측 대시보드 활용하기

매출을 예측해야하는 이유는 좀더 빨리 위기상황을 인지하고 대응하기 위함입니다.
특히나 평균 세일즈 사이클이 긴 B2B 영업의 특성상, 미리 대응해야 원하는 기간까지 목표를 달성할 수 있습니다.

예를 들어, 우리 회사의 딜이 클로징(Closing)되기 까지 평균적으로 2달이 소요된다면, 2달 후의 목표 달성을 위해서는 지금 당장 대응해야 합니다.
더 자세한 내용은 <B2B 세일즈팀이 반드시 측정해야 할 4가지 KPI> 포스트를 참고해주세요.

각 딜 스테이지 별로 수주 성공 확률을 설정했다면, 수주 예정일을 설정하고 매출 예측 대시보드를 활용할 수 있습니다.

'온보딩 교육 중' 단계의 수주 성공 확률이 70% 이고, 어떤 딜이 10,000,000원의 매출이 예측 됩니다.
수주 예정일이 2023년 11월 이라면, 매출 예측 대시보드에서 2023년 11월에 7,000,000원의 매출 예측이 잡히게 됩니다.

딜 스테이지 별 정체 기준일 정하기

파이프라인의 각 단계에서, 최대로 머물 수 있는 정체 기간을 정합니다.

영업 사원한명이 관리하는 딜의 수가 많아지면, 미처 관리하지 못하는 딜이 생길 수 있습니다.
또한 딜이 어느 한 단계에서 너무 오래 머물러 있는 것은, 고객의 구매 결정에 문제가 생겼을 지도 모르는 신호 입니다.

따라서, 파이프라인의 각 단계에 정체 기간을 설정하고, 오랬동안 다음 단계로 넘어가지 못하는 딜에 대해서 조치를 취해야합니다. 기준일을 설정하면, 세일즈팀의 리더는 파이프라인을 효과적으로 모니터링 할 수 있습니다. 정체되는 딜을 선제적으로 파악하고 팀원과 리뷰를 진행할수 있으며, 적절한 시기에 도움을 줄 수 있습니다.

단계별로 넘어가기 위한 조건(exit criteria) 정하기

세일즈 파이프라인의 마지막 구성 요소는 각 단계의 완료 기준을 정하는 것입니다.
특정 단계에서 다음 단계로 넘어가기 전에 무엇을 해야하는지를 각 팀원들이 명확하게 이해하고 있어야 합니다.

위에서 구매자 중심의 단계들을 설정했습니다.
잠재 고객의 목적을 달성하기 위해 영업사원들이 수행해야 할 작업들을 생각해볼 수 있습니다.

• 잠재 고객이 다음 단계로 나아갈 수 있도록 도우려면, 우리 팀은 무엇을 해야합니까?

• 팀원이 해당 단계에서 역할을 완료했다는 것을 어떻게 알 수 있습니까?

• 잠재고객에게 수집해야 하는 특정 정보가 있습니까?

• 특정 단계에서 받아내야 하는 약속이 있습니까?

예를 들어 “미팅 약속 완료” 단계를 넘어가기 위한 조건으로는 아래와 같은 할일이 있을 수 있습니다.

• 데모 미팅 진행 완료

• 팔로업 이메일 발송 완료

• free trial 계정 발급 완료 후, 회원 가입 완료

각 단계의 조건들을 명확히 정하고, 이를 CRM에 기록하여 관리합니다.
그래야만 팀원들이 무엇을 해야 할지 명확히 알고, 각 단계를 성공적으로 마칠 수 있습니다.

세일즈 파이프라인 자동화 템플릿

세일즈 파이프라인에서 CRM의 자동화 기능을 활용하면 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 다양한 자동화 방법이 있으며, 이번 글에서는 간략하게 2가지 자동화를 소개하고, 더 자세한 내용은 <B2B 세일즈, 필수적인 9가지 자동화 템플릿>에서 확인하실 수 있습니다.

딜 스테이지별 할일 자동 생성

각 단계마다 필수적으로 체크 해야 할 일이 있지만, 여러 딜을 한번에 관리하는 경우 잊어버리는 경우가 발생합니다.
이런 문제를 방지하기 위해, 다음과 같이 각 단계마다 자동화 설정을 할 수 있습니다.
이 자동화 템플릿은 각 세일즈 파이프라인 단계마다 특정 할 일들을 설정하고, 해당 단계에 도달하면 자동으로 할 일 목록을 자동 생성합니다.

예를 들어, 미팅 약속 완료 단계에 딜이 도달하면

• 미팅 진행 완료 할일 생성

• trial 계정 발급 할일 생성

• 데모 준비와 함께 필요한 이메일 고객에게 자동 발송

위의 할일들을 자동 생성할 수 있습니다.

정체 기준일 초과시에 알림 제공

딜이 특정 단계에 오래 머물게 되면, 뭔가 문제가 있을 수 있음을 의미합니다.
관리자와 팀원이 함께 해당 딜에 대하여 논의를 해야할 수 있습니다.
이런 상황에서 자동화된 알림을 설정하여 관리자와 함께 해당 딜의 상태를 검토할 수 있습니다.

예를 들어, 미팅 약속 완료 단계에서 14일 이상 움직이지 않는 딜이 있다면,
팀의 리더는 팀원과 함께, 누락된 작업이 있는지, 혹은 진행 상황에 문제가 있는지를 함께 논의 할 수 있습니다.