세일즈맵이 가장 많이 마주하는 영업팀의 문제상황, 무엇일까요? 물론 각 기업들이 모두 다양한 문제상황을 껴안고 있지만, 그중에서도 유독 이 문제를 이야기하는 팀들이 많았는데요. 바로 “영업 히스토리 관리 미흡”의 문제입니다.

영업 히스토리 관리는 주로 사후에 문제로 드러납니다. 영업 사원의 퇴사가 잦은 요즘, 더 많이 들리는 상황인데요. 영업 담당자 외에는 조직 실적이나 성과를 파악하지 못하거나, 영업 사원이 퇴사한 후 담당 고객사의 영업 현황을 확인할 수 없는 상황도 빈번하고요. B2B 영업은 세일즈 사이클이 길기 때문에 모니터링이 중요함에도 불구하고, 분기 초에 수립한 계획을 다들 제때 모니터링하지 않아 분기 말에 최적화된 개선 방안을 도출하지 못하기도 하죠.

혹시 이 모든 문제들이 남 일 같지 않다면 오늘 콘텐츠를 통해 체계적으로 영업 히스토리를 관리하는 방법에 대해 알아보세요! 우리 영업 조직에도 적용할 수 있을 겁니다. 😎

1. 영업 사원이 퇴사해도 우리 조직은 잘 운영될 수 있을까? 점검 체크리스트

만약 위에서 말한 문제 상황이 낯설지 않았다면 우리 조직은 과연 영업 히스토리를 얼마나 체계적으로 관리하고 있는지 한번 점검해 볼 필요가 있습니다. 아래 체크리스트에서 히스토리 관리 현황을 스스로 진단해 보세요!

영업 히스토리 관리, 잘하고 있나요?

✅ 고객과 나눈 소통을 상세히 기록한다. (이메일, 전화, 미팅 등)

✅ 갑작스러운 영업 사원 퇴사, 휴가 시에도 원활하게 고객 관리를 이어갈 수 있다.

✅ 리드 유입 시, 담당자가 바로 지정되어 여러 명이 중복 컨택하는 일이 없다.

✅ 가장 최근에 수주를 실패한 이유를 모든 영업 사원이 알고 있다.

✅ 고객의 문의나 문제 상황을 꼼꼼히 기록하여, 해당 고객에게 맞춤 제안을 할 수 있다.

✅ 마케팅 채널 별로 성과 추적을 할 수 있다.

✅ 리드 발굴부터 딜 클로징까지, 세일즈 파이프라인의 주요 병목 구간이 어디인지 알고 있다.

✅ 영업팀 뿐만 아니라, 마케팅-프로덕트-고객 지원팀 등 유관 부서와 정보 공유가 원활하다.

몇 개나 체크하셨나요? 아마 1개 체크하는 것도 쉽지 않았을 거예요. 특히 영업팀 내 담당자의 역할이 철저히 분업화된 대규모 영업 조직에서는 각자가 담당하는 리드와 딜 외에 현황을 파악하기가 어렵습니다. 이런 경우 리드와 딜의 정보는 파편화되고, 영업 사원이 퇴사할 때마다 기업 매출에 영향을 받을 수 있어요.

그럼 어떻게 해야 우리 조직의 영업 히스토리 관리 환경을 구축할 수 있을까요? 지금부터 그 방법을 하나씩 안내해 드릴게요.

2. 영업 히스토리, 무엇을 기록해야 할까?

영업 히스토리 관리가 필요하다는 것은 이해했는데, 무엇부터 기록해야 할지 막막하시죠? 구체적인 답을 내기 어렵다면 내가 생각하는 ‘히스토리’가 어디서부터 어디까지를 포함하는지 먼저 정의해 보세요. 우리 기업의 B2B 마케팅팀, 영업팀이 어떤 기준으로 리드를 획득하고 육성하고 있는지, ICP의 기준은 무엇인지를 돌이켜 보는 거죠.

세일즈맵 팀은 팀원들과 합의된 영업 표준화 기준 & 프레임워크를 CRM 스니펫 기능으로 등록해 둔 뒤, 필요할 때마다 불러와서 사용하고 있습니다. 덕분에 고객 접점에서 발생하는 모든 커뮤니케이션이 손실 없이 기록되고 있어요.

이처럼 기준이 명확하다면 우리가 어떤 내용을 특별히 기록하고 관리해야 하는지까지 쉽게 도출할 수 있습니다. 아래 내용을 참고해서 우리 영업팀은 기준의 합의가 얼마나 되어있는지 확인해 보세요!

💡영업팀 표준화 기준 & 프레임워크

1. 리드의 수집 정보

   • 회사 정보 (회사 이름, 기업명, 규모, 문제 상황, 가용 예산 등)

   • 담당자 정보 (담당자 이름, 이메일, 직급, 유입 경로 등)

     
     

2. 잠재 고객 평가 및 분류 기준

   • BANT 프레임워크

     • Budget(예산), Authority(권한), Need(필요성), Timeline(구매 시기)

     • 영업팀이 우선 잠재 고객을 분류하는 평가 기준을 말해요.

     • 디스커버리 콜이나 첫 세일즈 미팅에서 파악하는 경우가 많아요.

   • ICP 기준

     • Ideal Customer Profile의 약자로, 이상적인 고객의 특성을 정의한 것을 말해요.

   • MQL 기준

     • Marketing Qualified Lead의 약자

     • 구매할 준비는 되지 않았지만 마케팅 활동을 통해 고객이 될 가능성이 높은 리드를 말해요.

   • SQL 기준

     • Sales Qualified Lead의 약자

     • 구매할 준비가 된 리드로, 마케팅팀에서 육성 과정을 거쳐 SQL이 되기도 해요.

       
       

3. 영업 프로세스 관리

   • 딜 파이프라인 단계

     • 잠재 고객과 만난 최초 접점부터 딜 클로징까지 거치는 일련의 과정을 말해요.

   • 첫 세일즈 미팅에서 수집해야 하는 정보

     • 문의 이유, 현재 직면한 문제 상황, 경영 과제, 의사결정권자 등

       
       

4. 정보 관리 및 문서화

   • 미팅 노트 작성 방법

   • 도입/계약 문의 제출 양식의 각 항목(웹 폼의 항목)

     • 문의 담당자의 직급, 예산, 기업의 규모, 문제 상황 등

🔗 내용이 조금 어렵다면, 세일즈맵 가이드북을 참고해 보세요!

• 용어 사전부터 딜 파이프라인의 개념까지 이해할 수 있어요.

3. 영업 히스토리 관리, 바로 시작할 수 있는 3가지 기록 TIP

무엇을 기록해야 할지 정리가 되었다면, 이제는 꾸준히 기록할 수 있는 환경을 마련해야 할 차례입니다. 동시에 영업 히스토리를 체계적으로 관리할 수 있는 방법에 대해서도 고민해 보아야 해요. 팀원들이 각자 잘 기록하고 있더라도 데이터가 파편화되어 있거나, 공유가 원활하지 못하다면 결국 히스토리를 기록하는 의미 자체가 퇴색될 수 있습니다.

영업 히스토리를 어떤 방법으로 기록하는 것이 가장 효과적일까요? 세일즈맵이 영업팀에서 바로 적용할 수 있는 3가지 기록 팁을 알려드릴게요. 😎

1) 영업 히스토리는 한 곳에서 중앙 관리하세요.

우선, 영업 히스토리는 하나의 툴에서 관리해야 합니다. 기본적인 고객 정보는 물론이고, 주고받은 이메일, 미팅 기록, 견적서, 문의 사항 등 다양한 채널에서 오가는 소통 기록을 모두 한곳으로 모아주세요. 영업 정보를 하나의 데이터베이스에서 중앙 관리하면 필요할 때 누구든 확인할 수 있고, 정보가 파편화되지 않아 고객의 니즈를 보다 더 깊이 이해할 수 있습니다.

이때 활용하기 좋은 툴로 꼽히는게 B2B CRM인데요. CRM은 고객 관계 관리 툴로서, 고객 접점에서 발생하는 모든 커뮤니케이션을 기록하고 분석할 수 있습니다. 영업 활동에 어떻게 도움이 되는지 궁금하다면 아래 콘텐츠를 읽어보세요!

🔗 국내 기업이 쓸만한 영업 관리 CRM이 궁금하다면 아래 콘텐츠를 추천해요!

• 국내 기업이 쓸만한 고객·영업관리 CRM 솔루션 7가지 (ver. 2024)

2) 모두가 이해할 수 있는 영업 기록 템플릿을 만들어 보세요.

고객 정보를 중앙 관리할 수 있는 툴을 결정했다면, 이제는 저장할 정보의 형태를 결정해야 해요. 다양한 팀원이 기록하는 히스토리를 효율적으로 관리하기 위해서는 표준화된 템플릿을 사용하는 것을 추천드립니다. 해석의 여지를 뾰족하게 좁히고, 정보를 있는 그대로 받아들일 수 있도록 만드는 과정인데요.

앞서 "영업 히스토리, 무엇을 기록해야 할까?" 에서 제안 드렸던 것처럼 “어떤 상황에서 어떤 항목을 기록할 것인지” 합의하는 겁니다. 예를 들어, 잠재 고객과 첫 미팅을 진행한다면 해당 기록 템플릿에는 고객 정보 컨택 날짜 상담 내용 후속 조치 견적 내용 등의 항목이 포함될 수 있겠죠.

이처럼 반드시 기록이 필요한 상황과 항목을 팀원들과 합의한 뒤에 히스토리 관리를 시작하면, 두 번 세 번 가공할 필요 없이 깔끔하고 일관성 있는 데이터 관리가 가능합니다.

3) 정기적으로 업데이트하는 시간을 가져보세요.

매주, 혹은 격주로 정해진 시간에 고객 정보 업데이트하는 시간을 가져보세요. 미처 발견하지 못한 누락 정보나 오랜 시간 정체되어 있던 리드, 혹은 딜의 상태를 검토하는 시간을 갖는 겁니다.

예를 들어 세일즈맵 팀은 고객의 필수 기입 정보가 누락되어 있거나, 담당자가 TODO를 이행하지 못한 경우 각자에게 알림이 갈 수 있도록 자동 알림 기능을 활용하고 있습니다. 그럼에도 불구하고 놓치는 건들이 분명 발생하기 때문에 별도로 데이터를 정리하는 시간을 갖는거죠.

한 가지 팁을 더 드리자면, 이처럼 다소 단순한 반복 작업은 놓치기 쉽기 때문에 다같이 약속한 시간에 모여 함께 집중할 수 있는 미팅을 잡아두는 것도 방법입니다. 매주 금요일 10시에는 <히스토리 업데이트> 시간을 갖는 식으로 가볍게 시작해 보세요!

4) 복기하고 개선할 수 있는 자리를 마련해 보세요.

4번이 영업 히스토리 관리의 핵심이라고 할 수 있어요. 히스토리를 기록하는 것은 결국 더 나은 전략을 수립하고, 더 높은 목표를 달성하기 위함입니다. 우리가 필요할 때 적시에 바로 사용할 수 있도록 평소 좋은 재료들을 꾸준히 모아두는 것과 같아요.

때문에 우리가 지나온 길을 꾸준히 기록해 둔다면, 이 기록을 바탕으로 우리만의 성공 방정식을 만들고, 합리적인 영업 전략을 수립할 수 있게 됩니다. 성공한 딜과 실패한 딜, 보류한 딜을 꺼내어 팀원들과 함께 분석하고, 패턴을 하나 둘씩 발견해 보세요. 어떤 채널에서 유입된 고객의 전환율이 높은지, 어떤 업종의 고객들이 특히 관심을 가지는지 등의 인사이트가 쌓이기 시작했다면, CRM을 제대로 활용하고 있는 겁니다. 🙂

영업 히스토리는 고객 소통 기록을 넘어서 고객을 더 이해하고, 전략을 개선하고, 성과를 만들기 위해 반드시 필요한 하나의 자산입니다. 또한, 보다 체계적인 영업 히스토리 관리를 위해서는 합의된 기준과 형식을 정리한 뒤에, 정보를 활발히 공유할 수 있는 환경을 갖추어야 한다는 것! 잘 이해하셨죠?

영업 히스토리 관리, 더 늦기 전에 오늘부터 시작해 보세요! 💪