혹시..엑셀로 고객 관계 관리를 하고 계신가요? 성장하는 B2B 기업이라면 누구나 한 번쯤 이런 고민을 해보셨을 것 같습니다.

"이 파일이 최신 버전이 맞나?", "이 업체 저번 미팅 히스토리는 어디 적어뒀지?”, “지난 달 퇴사한 사람이 관리하던 기업 미팅 기록 어딨어?”

특히 빠르게 성장하는 기업이라면 영업 사원도, 관리해야 할 고객사도 늘면서 이런 순간들을 더 자주 마주하게 되죠!

오늘은 엑셀로 고객 관리를 하는 팀들이 겪는 가장 큰 문제 네 가지를 살펴보고, 이를 효과적으로 해결할 수 있는 방법을 알려 드리려고 합니다. 아래 체크리스트로 우리 회사의 상황을 한번 점검해보세요!

엑셀로 고객 관리를 할 때 마주하는 특징

엑셀 고객 관리의 장점: 소규모 기업에는 비용 부담 없는 최고의 선택이에요

엑셀 고객 관리의 가장 큰 장점은 바로 비용과 시간을 아낄 수 있다는 것입니다.

우리나라 약 80%에 달하는 기업들이 MS오피스를 사용 중이라는 사실, 알고 계세요? 엑셀은 MS오피스 패키지를 구매하면 포함되어 있는 기본 프로그램이라 추가 비용 없이 바로 사용 가능하다는 것이 큰 장점 중 하나예요. 또한 회사 내에 엑셀 능력자가 있다면 굉장히 무궁무진하게 활용이 가능한 툴입니다. 외부 의뢰나 큰 투자 없이 원하는 형태의 대시보드를 만들 수 있죠. 또, 소규모 기업에게는 기업에서 별도의 시간을 들여 프로그램에 대한 교육을 진행하지 않아도 된다는 점이 하나의 큰 장점이 될 수 있습니다.

엑셀 고객 관리의 단점: 성장하는 기업일수록, 엑셀 관리는 불편해져요

엑셀 고객 관리의 가장 큰 단점은 바로 확장성이 부족하다는 점이에요.

무거운 엑셀 파일을 여는 데에만 10분 이상씩 소요되었던 경험, 한 번쯤은 있으시죠? 엑셀은 고객 데이터가 증가하거나, 대시보드를 만드는 등 추가 기능을 사용하게 되면 용량이 커지고, 이에 따라 처리 속도나 관리 면에서 어려움이 생깁니다.

또한, 최신성을 유지해야 하는 고객 히스토리를 관리하는 것 또한 힘들어지기 시작합니다. 실시간으로 다수가 협업하는 기능면에서도 한계가 뚜렷하죠. 고객 관리 파일은 중요한 정보가 밀집되어 있기 때문에 습관적인 저장과 보안 환경 체크가 필요한데요. 실시간 협업이 어렵다보니, 메일이나 메신저로 파일을 주고 받을 수 밖에 없습니다. 이는 보안 환경에 치명적인 오점이 될 수 있어요.

계속 엑셀로 고객 관리 해도 될까? 4가지 점검 체크리스트

이렇듯, 기업의 규모가 커짐에 따라 엑셀로 하는 고객관리는 한계가 느껴질 수 밖에 없습니다. 우리 영업팀은 과연 엑셀로 고객 관계 관리를 잘 하고 있을까요? 아래 4가지 체크리스트를 통해 상태를 점검해 보세요!

#1. 고객 정보 업데이트와 공유가 원활한가요?

첫 번째는 고객 정보가 실시간 업데이트 되는지, 해당 사실을 바로 확인할 수 있는지를 살펴보세요.

만약 “이 업체 저번 미팅 히스토리는 어디 적어뒀지?”, “지난 달 퇴사한 사람이 관리하던 기업 미팅 기록 어딨어?”, “이거 업데이트 된 내용이야?”와 비슷한 고민을 한 번이라도 해본 적 있다면, 지금과는 조금 다른 방법을 고려해 보셔야 합니다!

예를 들어, 짧은 휴가를 다녀온 동안 내가 관리하던 고객사에 새로운 업데이트가 생겨 팀원이 대신 업데이트를 해두었는데, 다른 버전의 파일에 업데이트를 해서 내가 그 사실을 모르게 된다면 어떨까요? 이런 상황이 반복된다면 고객 관리에 큰 차질이 생길 수 밖에 없습니다.

#2. 고객 히스토리 관리가 체계적으로 이루어지고 있나요?

두 번째, 고객 히스토리에 대한 관리가 체계적으로, 또 적시에 관리되고 있는지 점검해 보세요!

요즘에는 조직 개편이나 영업 사원들의 입/퇴사 등으로 고객사 담당자가 바뀌는 경우가 많습니다. 때문에 고객과의 미팅 내용(미팅노트), 요청사항이나 팔로업 일정 등을 시간 순서대로 꼼꼼히 관리하는 것이 더욱 중요해졌어요. 이러한 기록이 제대로 되어있지 않으면 새로운 담당자가 이전 커뮤니케이션 히스토리를 파악하는 데 많은 시간이 소요되고, 결과적으로 고객 관리에 차질이 생길 수 있습니다.

특히 B2B 비즈니스는 한 번의 미팅으로 계약이 성사되는 것이 아니라 지속적인 관계를 이어나가야 하기 때문에, 체계적인 히스토리 관리는 선택이 아닌 필수라고 할 수 있죠.

🔗 고객 히스토리 관리 방법에 대해 더 궁금하다면?
→ 영업 사원 퇴사에도 문제 없는 영업 히스토리 관리법 (+ 체크리스트)

#3. 영업 프로세스에 맞추어 성과를 파악하고 있나요?

세 번째, 영업 성과를 체계적으로 관리하고 있는지, 현황을 실시간으로 파악할 수 있는지 확인해 보세요!

많은 기업이 고객 별로 영업 현황을 분석하고 관리합니다. 하지만 우리가 예상 매출을 계산하거나, 미팅 후 팔로업 상황 등을 제대로 관리하기 위해서는 세일즈 파이프라인, 즉 영업 프로세스 단계 별로 성과를 분석해야 합니다.

예를 들어, 첫 세일즈 미팅을 마친 잠재 고객은 누구인지, 계약 검토 단계에서 시간이 오래 소요되고 있는 고객은 누구인지, 단계별로 분류해서 살펴보는 거죠. 이는 더 효과적인 영업 전략을 수립할 수 있기 때문인데요.

엑셀로 고객 관계 관리를 하다 보면, 실시간 현황 파악이 쉽지 않습니다. 엑셀 시트에서 영업 단계를 구축하는 것부터가 꽤 번거로운 작업입니다. 또한, 영업 담당자들이 실시간으로 고객 상태를 업데이트 하더라도, 이를 파이프라인에 반영하려면 별도의 데이터 가공 작업이 필요하죠.

#4. 고객 데이터가 안전하게 보관되고 있나요?

마지막으로 점검해 보아야 하는 것은 고객사 데이터의 보안 수준입니다.

엑셀을 활용한 고객 관리 대장은 메일이나 메신저 등의 외부 툴을 활용해 팀원들에게 공유를 하는 경우가 많습니다. 파일이 여러 경로로 전송되는 과정이 반복될수록 데이터가 오염되거나 유출될 위험이 높아지죠.

고객 관리 대장에는 고객사와 담당자의 정보, 우리 회사의 영업 현황 등 민감한 정보가 기록되어 있기 때문에 고객사의 데이터 보안은 반드시 최우선으로 챙겨보아야 합니다. 우리 회사의 고객 정보 데이터는 어떻게 관리되고 있는지, 보안 환경에 틈이 있지는 않은지 꼭 한번 점검해 보세요!

효율적인 고객 관계 관리, B2B CRM으로 시작하세요!

위 체크리스트에서 몇 개나 ‘아니오’로 답하셨나요? 하나라도 ‘아니오’가 있다면, 이제는 엑셀 고객 관리 대장보다 더 안전하고 효율적인 고객 관계 관리 방법을 찾아볼 때입니다.

많은 B2B 기업들이 초기 고객 관리는 엑셀 혹은 노션을 활용하지만, 비즈니스가 성장하면서 자연스럽게 CRM(Customer Relationship Management)을 도입하곤 합니다. CRM은 기업이 고객의 정보를 관리하고 고객과의 관계를 진전시키기 위해 사용하는 소프트웨어로, B2B 기업들이 효율적으로 영업 리드를 관리하여 딜 클로징 확률을 높일 수 있도록 도와주는 아주 필수적인 도구로 자리잡고 있어요.

아래에서 엑셀 고객 관리 대장의 단점을 해결하는 CRM의 장점 4가지를 소개해 드릴게요! 🤓

#1. 실시간으로 고객 정보가 업데이트 돼요

클라우드 기반의 CRM은 언제 어디서나 실시간으로 정보를 동기화할 수 있어요. 이 정보가 최신 정보인지 고민하고 팀원들에게 되물을 필요가 없습니다. 모든 팀원들이 동일한 최신 데이터를 확인하여 고객을 응대할 수 있어요!

예를 들어, 외근 중인 팀원이 고객사 미팅 직후 모바일로 미팅 내용을 업데이트하면, 오피스에 있는 영업 팀원들도 내용을 확인하고 즉시 후속 조치를 진행할 수 있습니다.

#2. 손쉬운 히스토리 관리와 자동화 기능으로 생산성을 높여요

CRM 툴은 다양한 서비스와 연동이 가능합니다. 이메일 연동이 대표적인데요. 고객과 나눈 모든 커뮤니케이션 내용을 시간 순으로 자동 기록하기 때문에 보다 수월하게 히스토리를 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 신규 영업 담당자가 합류해도, 과거의 모든 커뮤니케이션 기록을 한눈에 확인할 수 있어 빠르게 업무에 적응할 수 있죠!

더불어 원하는 작업을 자동으로 실행할 수 있는 워크플로우 기능을 통해, 첫 세일즈 미팅 이후 N일 뒤 후속 이메일 발송, 세일즈 미팅 알림 등 반복되는 다양한 작업을 효율적으로 실행할 수 있어요!

#3. 영업 파이프라인과 대시보드는 늘 최신 정보를 유지해요

B2B CRM의 꽃, 파이프라인 기능을 통해 영업 단계별 할당된 리드, 단계별 전환율, 분기별 매출 등 의사 결정에 필요한 다양한 지표를 빠르게 파악할 수 있습니다. 특정 단계에서 진행이 지연되는 패턴이 발견되면 원인을 파악하고 개선할 수 있으며, 영업 프로세스 전반의 최적화가 가능해지죠.

또한, 관련 정보를 변경할 때마다 업데이트 내역이 자동으로 저장되기 때문에 늘 최신 정보를 유지해요. 정제된 데이터가 하나의 툴에서 차곡차곡 쌓이니, 찾아볼 수 있는 지표도 많아지고요! CRM으로 데이터 가공에 들이는 시간을 줄이고, 더 전략적인 의사결정에 집중해 보세요!

#4. 철저한 데이터 보안으로 정보 유출 걱정 없어요

CRM 툴은 엑셀 고객 관리 대장이 가지는 가장 큰 허점, 데이터 보안 측면에서 큰 강점이 있습니다. 예를 들어, B2B CRM 세일즈맵은 아래와 같이 크게 5가지 측면에서 보안을 최우선으로 점검하고, 유지하고 있습니다. 접근 권한 관리부터 데이터 암호화까지, 체계적인 보안 시스템으로 고객 정보를 늘 안전하게 보호하고 있죠.

이제 2025년이 코앞입니다. 연말은 새로운 솔루션 도입을 고민하기 가장 좋은 시기예요. 앞서 살펴본 체크리스트를 통해 현재 우리 팀의 고객 관리 현황을 점검해 보셨다면, 이제 더 체계적이고 효율적인 관리 방법으로 바꾸어야 할 때입니다. CRM에 대해 조금 더 자세히 알고 싶다면 언제든 문의를 남겨주세요! 국내 기업에게 특화된 B2B CRM, 세일즈맵이 도와 드릴게요! 😎

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